Açıkçası günlük planımı bir gece önceden hazırlamak, benim vazgeçilmez alışkanlıklarımdan biri. Sabahları ne yapacağımı ve önceliklerimi bilerek güne başladığım için enerjimi yalnızca yapılacak işlere odaklayabiliyorum. Üstelik bu sayede sabahın ilk saatlerinin getirdiği doğal enerji ile harekete geçmek çok daha kolay oluyor. Bu işin tabi ki birkaç sırrı var ve bu rehber günün hem verimli hem de tatmin edici geçmesi için günlük plan nasıl yapılır sorusunu en önemli püf noktaları ile anlatıyor. Gelin enerjinizi doğru yerlere yönlendirecek ve gün sonunda “Bugün güzel bir gün geçirdim!” dedirtecek günlük planlama yöntemlerine bir göz atalım.
Bu rehberde öğrenecekleriniz:
Günlük verimliliği artırmak için en iyi planlama yöntemleri nelerdir?
Verimli bir günlük plan için uzmanlar ne diyor?
Öncelik belirleme ve zaman blokları gibi pratik stratejilerle zaman yönetiminde nasıl daha etkili olabiliriz?
Önceliklerimi belirlemenin bu kadar etkili olduğunu keşke önceden bilseymişim. Bir dönem gerçekten de yapılacaklar listemi uzattıkça uzatırdım; küçük işler bile en önemli görevlerin arasına sıkışıverirdi. O kadar çok liste yapardım ki Instagram hesabımı ilk açtığımda kullanıcı adım bile @listemcokuzun idi. Bu kadar uzun listelere rağmen gün sonunda, işlerim pek yetişmez, kendimi hem yorgun hem de yetersiz hissederdim. Yine böyle bir koşturmacanın ortasında, Stephen Covey’in şu sözleri suratıma sert bir şekilde çarptı: “En önemli şeyleri ilk sıraya koyun, yoksa önemsiz şeyler hayatınızı doldurur.” Sahi neden her şeyi ama her şeyi ben yapmaya çalışıyordum ki? Gerçekten değerli olanı seçmeyi bilmiyordum ki. Aradan yıllar geçti, artık yapılacaklar listem kısa ve öz. Enerjimi uzun bir süredir sadece gerçekten önemli işlere ayırıyorum. Öncelikleri belirlemek ruhumu ve zihnimi rahatlattı ve üretkenliğimi bambaşka bir seviyeye taşıdı.
Uzmanlardan Görüşler: Önceliklerini Belirle, Odaklan ve Esnek Ol
Ye O Kurbağayı! kitabının yazarı Brian Tracy, zamanı verimli kullanmak için öncelikleri belirlemenin önemini savunur. Bunun için güne en zor ve en önemli işle başlamayı önerir ve bunu kitabında "kurbağayı yemek" metaforuyla anlatır. Tracy, öncelikleri belirlemek için 80/20 Kuralına dikkat çekerek, en çok etki yaratan %20’lik görevleri önceliklendirmenin önemini vurgular. Ünlü yönetim gurusu Peter Drucker da bun desteklercesine "Verimlilik doğru işi yapmaktır." der ve yapılan işlerin çokluğu yerine bu işlerin değerini önemsememiz gerektiğini ifade eder.
Pürdikkat kitabının yazarı Cal Newport, odaklanma ve verimliliği artırmak için derin çalışma yapmanın önemini vurgulaar ve dikkat dağıtıcı etkenlerden uzaklaşarak, tamamen odaklanmış bir şekilde çalışmayı “derin çalışma” olarak tanımlar. Newport'a göre, derin çalışma yüksek odaklanma gerektiren, yaratıcılık ve problem çözme becerilerini en üst düzeyde kullanmanızı sağlayan bir çalışma şeklidir. Buna karşın, e-postaları yanıtlamak gibi az odaklanma gerektiren işlere “yüzeysel çalışma” der ve yüzeysel çalışmanın verimlilikte ciddi düşüşlere yol açtığını savunur. Günlük plan yaparken derin odaklanma gerektiren işleri tespit edip özel zaman ayırmak, daha verimli bir gün geçirmenizi sağlarken, önemli işlere odaklanmamıza yardımcı olur.
İş Bitirici: Stressiz Üretkenlik Sanatı kitabının yazarı David Allen, yapılacak işleri esnek bir sistem içinde organize etmeyi ve gerektiğinde öncelikleri yeniden düzenlemeyi savunur. Allen’a göre, zihni gereksiz yüklerden arındırarak görevleri dış bir sistemde yönetmek (örneğin bir ajanda), planlarda değişiklik yapmayı kolaylaştırır. Bu nedenle, sabit bir plana sıkı sıkıya bağlı kalmak yerine, görevleri belirli bir sistem içinde organize etmek ve gerektiğinde uyum sağlamak daha verimli sonuçlar getirir. Allen, geleneksel katı planlamalar yerine, kişinin işleri belirli bir sistemde toparlayıp güncel duruma göre düzenlemesinin yüksek verimliliğe ulaşmada önemli bir fark yaratabileceğini vurgular.
Günlük Plan Ne İşe Yarar?
Günlük plan, bir gün içinde yapmayı düşündüğümüz işleri organize etmenin akıllıca bir yoludur. Birçok insan için gün, toplantılardan projelere, kişisel hedeflerden küçük işlere kadar pek çok işle doludur. Eğer bu işleri bir plana dökmezsek, hangisine öncelik vereceğimizi kestirmek zorlaşabilir ve gün içinde zihinsel yorgunluk yaşayabiliriz. Günlük bir plan yapmak, bu karmaşayı düzenlemeye yardımcı olur.
Günü önceden planlayarak hangi işlerin öncelikli olduğunu belirleyebilir ve odaklanmamız gereken işleri en uygun saatlere yerleştirebiliriz. Örneğin, sabah saatlerinde daha enerjik hissettiğimizde, önemli bir görevi bu zaman dilimine alarak performansımızı artırabiliriz. Günün ilerleyen saatlerinde ise daha rutin işlere yer vererek enerjimizi dengeli kullanabiliriz.
Verimli Bir Günlük Planın Adımları
1. Günü Değerlendirin
Günü değerlendirmek, ertesi gün yapmak istediğiniz işleri belirlemek için önemli bir adımdır. Öncelikle, o gün boyunca yaptıklarınızı düşünerek hangi görevleri tamamladığınızı ve hangi işlerin yarım veya eksik kaldığını gözden geçirmeniz faydalı olacaktır. Tamamlanmamış görevleri not alarak, ertesi gün öncelik vermeniz gereken işleri belirleyebilirsiniz. Ayrıca, zamanını nerede verimli nerede verimsiz kullandığınızı değerlendirmeniz, zaman yönetiminde daha verimli olmanızı sağlayacaktır.
2. Hedef Belirleyin
Hedef belirlemek, günlük planlamanın bir diğer önemli adımıdır. Belirlediğiniz görevlerin yanı sıra, ertesi gün ulaşmak istediğiniz hedefleri mutlaka netleştirin. Gün içine minimum neyi başarmayı hedefliyorsunuz? Günün odağı ne? Dinlenmek mi? Sosyalleşmek mi? Öğrenmek mi? Yoksa üzerinde çalışmanız gereken bir proje mi?
Hedeflerinizi net bir şekilde belirleyerek, odaklanmanızı artırabilir ve gün içinde hangi adımları atmanız gerektiğini daha iyi anlayabilirsiniz. Sonuç olarak, etkili bir hedef belirleme süreci, günlük planınızı daha anlamlı hale getirir ve sizi hedeflerinize daha hızlı bir şekilde ulaştırır.
3. Öncelikleri Belirleyin
Yapmanız gereken işleri önem derecelerine göre nasıl sıralayabileceğinizi öğrenirseniz, günlük plan konusunda ustalaşabilirsiniz. Her şeyin acil ve önemli olduğu günümüzde gerçekten acil ve önemli işleri belirlemenin etkili bir yolu, Eisenhower Matrisini kullanmaktır. Bu matris, işleri dört kategoriye ayırmanıza yardımcı olur:
Acil ve Önemli: Hemen yapılması gereken işler (örneğin, kriz durumları, son tarihler).
Acil Ama Önemsiz: Başkaları tarafından yapılabilecek işler (örneğin, telefon aramaları, e-postalar).
Önemli Ama Acil Değil: Planlama ve strateji gerektiren işler (örneğin, uzun vadeli projeler).
Ne Acil Ne de Önemli: Zaman kaybı olan işler (örneğin, sosyal medya gezintisi).
Bu matrisi kullanarak, hangi işlerin acil ve önemli olduğunu net bir şekilde belirleyebilirsiniz.
Hayattaki önceliklerinizi belirlemek konusunda gerçekçi bir desteğe ihtiyaç duyuyorsan, Kişisel Gelişim Ajandası her zaman senin en büyük destekçin!
4. Zaman Blokları Kullanın
Bir günün 24 saati verimlilik açısından eşit değildir. Gün içinde daha enerjik olduğunuz zaman dilimlerine derin çalışma periyotlarını bir blok halinde planlayabilir ve günün geri kalanında yüzeysel çalışmalarınızı gerçekleştirebilirsiniz.
Örneğin, sabah saatlerinde zihniniz daha dinç ve taze olduğunda, karmaşık projeler üzerinde çalışmak için bu zamanı kullanmak, verimliliğinizi artırabilir. Ayrıca, öğle sonrası veya akşam saatleri gibi enerjinizin düştüğü zaman dilimlerinde e-posta yanıtları, toplantılar veya rutin işleri yapmak, hem motivasyonunuzu korumanıza hem de daha az zihinsel yükle ilerlemenize yardımcı olur.
Zaman blokları oluştururken, her bir periyoda ne kadar süre ayıracağınızı belirleyin ve bu süre içinde sadece o işe odaklanmaya çalışın. Sürenin uzunluğu tamamen size bağlı. Odaklanmakta zorlanıyorsanız 25 dakika çalışıp 5 dakika mola verebilirsiniz. Uzun süre odaklanabiliyorsanız, 90 dakika çalışıp 30 dakika mola verebilirsiniz. Tercih tamamen sizin. Üstelik zaman bloğu adını verdiğimiz bu derin odaklanma periyotlarını sadece tez, proje veya rapor yazımı için kullanabileceğinizi düşünmeyin. Ütü yapmak, uzun zamandır ertelenen bir işi tamamlamak veya kendinize vakit ayırmak gibi zamanınızı isteyen her türlü iş için kullanabilirsiniz.
5. Kısa Molalar Planlayın
Çalışma sürelerinin arasına kısa molalar koymak, zihninizi dinlendirmek ve verimliliğinizi artırmak için oldukça etkilidir. Sürekli çalışmak, zihinsel yorgunluğa yol açabilir ve odaklanma yeteneğinizi zamanla azaltabilir. Bu nedenle, çalışma seanslarınız arasında 5-10 dakikalık kısa molalar alarak beyninizi tazelemek önemlidir. Pomodoro Tekniği gibi yöntemler, bu süreçte size yardımcı olabilir. Bu teknik, belirli bir süre (genellikle 25 dakika) boyunca odaklanarak çalışmayı, ardından kısa bir mola vermeyi önerir. Bu döngüyü tekrarlamak, hem odaklanmayı artırır hem de iş verimliliğini yükseltir. Molalar sırasında hareket etmek, derin nefes almak veya sadece birkaç dakika dışarı çıkmak, zihinsel dinlenme sürecinizi destekler. Böylece, tekrar çalışmaya döndüğünüzde daha enerjik ve odaklanmış hissedersiniz.
6. Esnek Olun
Planınızı yaparken, gün içinde beklenmedik durumların olabileceğini düşünmek son derece önemlidir. Hayatın getirdiği sürprizler, planlarınıza müdahale edebilir; bu nedenle esneklik, başarılı bir zaman yönetimi için kritik bir beceridir. İşe gidiş yolunda yaşanan bir trafik sıkışıklığı veya beklenmedik bir telefon görüşmesi gibi durumlar, planlarınızı değiştirme gerekliliğini ortaya çıkarabilir. Bu tür durumlarla karşılaştığınızda, panik yapmadan planınızda değişiklik yapabileceğinizi unutmayın. Esnek olmak, hem hedeflerinize ulaşmanızı kolaylaştırır hem de stres seviyenizi azaltır. Planınıza zaman zaman yenilikler eklemek veya sıradaki işleri değiştirmek, sizi daha uyumlu ve rahat bir yaklaşım sergilemeye yönlendirir. Böylece, hedeflerinize ulaşmak için esnek bir yol haritası oluşturmuş olursunuz.
Esneklik, başarılı bir zaman yönetimi için kritik bir beceridir.
Örnek Bir Günlük Plan Nasıl Yapılır?
6:30-9:00 | Sabah rutini & işe gidiş |
9:00-9:30 | E-posta yanıtları |
9:30-11:00 | Derin çalışma - Proje raporunu yazma |
11:00-12:00 | E-posta yanıtları & toplantı hazırlıkları |
12:00-13:00 | Öğle yemeği |
13:00-14:30 | Derin çalışma - Sunum hazırlığı |
14:30-15:00 | Kısa mola |
15:00-17:00 | Gün sonu işlerin toparlanması ve ertesi gün için hazırlık |
17:00-20:00 | Eve dönüş, akşam yemeği, dinlenme |
20:00-22:00 | Kişisel zaman & gece rutini |
Zaman bloklarını planlarken, kendimizi sorgulamak gerçekten faydalı olabilir! 😊 Görev listemize bakıp tüm detayları aynı anda yapabileceğimizi düşündüğümüzde, muhtemelen kendimizi bir süper kahraman zannediyoruz. Öncelikleri belirlemek, aslında “Gerçekten bu kadar çok işim var mı, yoksa biraz abartıyor muyum?” diye düşünmekle başlar. Böylece, gerçekten önemli olan görevleri ayırt edip, daha verimli bir gün geçirebiliriz.
Günlük planınızda zaman blokları kullanıyor musunuz?
Evet
Hayır
Günlük Planlamada En Sık Yapılan Hatalar ve Pratik Çözümleri
Hedeflerin Belirsiz Olması: Hedeflerinizi net bir şekilde tanımlayın; kısa ve uzun vadeli hedeflerinizi ayırt edin.
Aşırı Yükleme Yapmak: Günlük planınıza fazla iş eklemekten kaçının; tamamlanabilir bir liste oluşturun.
Esneklik Sağlamamak: Planınıza esneklik katın; beklenmedik durumlarla karşılaşabileceğinizi unutmayın.
Zaman Bloklarını Kullanılmaması: Gün içinde belirli zaman dilimlerini derin çalışma ve yüzeysel işlere mutlaka ayırın.
Kısa Molaların Atlanması: Çalışma süreleri arasında mutlaka kısa molalar verin; zihninizi ve bedeninizi dinlendirin.
Dikkat Dağıtıcıların Kontrol Edilmemesi: Çalışma ortamınızı dikkat dağıtıcı unsurlardan arındırın.
Gün Sonu Değerlendirmesinin Yapılmaması: Günün sonunda yaptığınız işleri gözden geçirin; tamamladığınız ve zorlandığınız alanları değerlendirin.
Duygusal Durumun İhmal Edilmesi: Gün içinde hislerinizi gözlemleyin; motivasyon eksikliği hissettiğinizde planınızı enerjinizi artıracak şekilde ayarlayın.
Tekrar Eden Görevleri Göz Ardı Etmek: Düzenli olarak yapmanız gereken görevleri planınıza en baştan ekleyin.
Gereksiz Detaylandırma Yapmak: Planınızı çok karmaşık hale getirmekten kaçının; basit ve öz bir liste oluşturun.
YAP
Hedeflerinizi netleştirin ve planınızı gözden geçirin.
Günlük listenizi düzenleyin ve tamamlayabileceğiniz kadar iş ekleyin.
Molalar verin ve dikkat dağıtıcı unsurlardan uzak durun.
Günün sonunda yaptıklarınızı değerlendirin.
YAPMA
Belirsiz hedeflerle yola çıkmayın.
Planınıza gereğinden fazla iş yüklemeyin.
Esneklikten kaçınmayın; planınızı değiştirin.
Zamanınızı iyi yönetmeden günü tamamlamaya çalışmayın.
"BAŞARI, GÜNLÜK RUTİNLERİNİZİ NE KADAR İYİ DÜZENLEDİĞİNİZDE GİZLİDİR." PETER DRUCKER
Verimli bir günlük plan yapmak, günü en etkili şekilde yönetmemizi sağlar. Zihinsel netlik ve işlerin belirli bir düzen içinde yapılmasıyla siz de kendinizi daha enerjik ve üretken hissedebilirsiniz. Nihayetinde günlük plan hayatınızı kolaylaştırmak için var bunu sakın aklınızdan çıkarmayın. Bu yazıyı faydalı bulduysanız, başkalarıyla paylaşmayı unutmayın!