Zaman dönüşüm potansiyeli, geri kazanılamazlığı ve sınırlılığı ile kıymetli bir öz kaynak. Kişisel, profesyonel ve finansal başarı için gerçekten kritik öneme sahip. Öyle ki bu önemin yeteri kadar farkında olmadığımızı gözlemliyorum.
"ZAMANI BOŞA HARCAMAK, HAYATI BOŞA HARCAMAKTIR." BRUCE LEE
Zamanı yönetimi ve planlama konusunda ustalaşmak, günlük hayatta para, enerji ve bilgi gibi diğer kaynaklardan alacağımız verimi artırıyor. İster öğrenci olun, ister ev hanımı, isterseniz de bir girişimci zaman yönetimi becerilerinizi geliştirdiğinizde, her alanda kaynaklarınızı daha etkin kullanma şansınız olur. Öğrenciyseniz ders çalışmaya ve dinlenmeye daha fazla vakit ayırabilir, ev hanımıysanız günlük işleri daha verimli şekilde organize edebilir ve girişimciyseniz işlerinizi zamanında teslim ederek kazancınızı artırabilirsiniz. Eğer siz de "Zamanımı nasıl verimli kullanabilirim?" sorusunun cevabını arıyorsanız, okumaya devam çünkü en doğru yerdesiniz.
Zaman Yönetiminin Temel İlkeleri
Zaman yönetimi birçok alt beceriden oluşan kompleks bir beceridir. Bu yüzden de zamanı başarılı bir şekilde yönetmeyi öğrenebilmek için öncelikle işleri doğru şekilde önceliklendirmeyi, dikkati yönetimini, planlamayı ve beklenmedik koşullara adaptasyonu öğrenmeniz gerekir.
Önceliklendirme
Birçok işin aciliyeti vardır ama çok az iş gerçekten önemlidir. Özellikle iş yaşamındaki profesyonellerle yaptığım çalışmalarda en sık duyduğum soru: "Bütün işler acil. Gerçekten acil olan işi nasıl ayırt edeceğim?" oluyor. Eğer siz de işleri önceliklendirmeyle ilgili sıkıntı çekiyorsanız, yalnız değilsiniz. Peki ama işleri nasıl önceliklendireceğiz?
İlk olarak adını eski bir Amerikan Başkanı olan Dwight D. Eisenhower’dan alan Eisenhower Matrisini kullanacağız.
Eisenhower Matrisinde görevler dört kategoriye ayrılır:
Acil ve Önemli: Hem acil hem de önemli olan görevler. Bu görevler hemen yapılmalıdır. Örneğin, bir kriz durumu veya yaklaşan bir teslim tarihi.
Önemli ama Acil Değil: Önemli fakat acil olmayan görevler. Örneğin, uzun vadeli projeler veya kişisel gelişim hedefleri. Bu tür görevler genellikle önceden planlanlama gerektirir.
Acil ama Önemli Değil: Acil olan ancak uzun vadeli hedefleriniz için kritik öneme sahip olmayan görevler. Bu tür görevler genellikle başkalarına devredilebilir veya hızlı bir şekilde çözülerek yapılacak listesinden çıkarılabilir. Örneğin, acil bir telefon görüşmesi veya hızlıca yanıtlanacak tek bir e-posta.
Acil ve Önemli Değil: Ne acil ne de önemli olan görevler. Örneğin, düşük öncelikli e-postalar veya gereksiz aramalar. Bu görevler zaman kaybı yaratabilir ve mümkünse ertelenmeli veya minimize edilmelidir.
Matris güzel fakat "acil" ve "önemli" kavramları ile tam olarak ne demek istiyoruz?
Acil: Hemen çözülmesi gereken veya hızlı bir şekilde müdahale edilmesi gereken görevler, zaman baskısı altında olan ve kısa vadede tamamlanması gereken işler.
Önemli: Uzun vadeli hedefler ve başarılar için kritik öneme sahip olan görevler, genellikle stratejik planlama, kişisel gelişim veya büyük projelerle ilgili işler ve acil değilse de dikkate alınmaları gerekenler.
Profesyonel İpucu: Özellikle iş yerinde herkes sizden vaktinizi "acil işler" nedeniyle talep ediyorsa ve bu kadar acil işin arasında en acil olanın hangisi olduğu kafanızı karıştırıyorsa, bu işler için standart bir zaman penceresi belirlemenizi öneririm. Örneğin, sıklıkla müşteri telefonlarını yanıtlıyor ve gelen talepleri karşılıyorsanız, müşterilerinize geri dönüş için "Taleplere ortalama 2 saat içerisinde geri dönüş yapıyoruz." gibi bir standart belirtin. Böylelikle müşterilerin taleplerini bir sıraya koyarken, gerçekten aciliyeti olan talepleri ayırt etmeniz kolaylaşır. Şunu her zaman aklınızda tutun. Bir işin aciliyetini belirleyen o işin son teslim durumudur. Böyle bir tarih veya saat yoksa, bu standardı belirlemesi gereken sizlersiniz.
Dikkat Yönetimi
Dikkat ekonomisi* içerisinde yaşadığımız şu devirde zaman yönetimini dikkat yönetiminden ayırmamız pek mümkün değil. Dikkat, bireylerin çevrelerinden gelen uyarılara, düşüncelere veya görevlere odaklanma yeteneğini ifade edder. Odaklanma ise zihinsel bir öz kaynak olan dikkatin belirli bir konuya veya göreve yoğunlaşmasını, zihnini bir şey üzerinde tutabilme yeteneğini ifade eder.
Dijital devrim ve uyaran bolluğu nedeniyle ne yazık ki dikkatimiz çalınır hale gelmiş durumda. Siz de bir işe başlama planları yaparken kendinizi ekrana bakarken buluyorsanız, aşağıdaki stratejileri mutlaka denemelisiniz.
Dikkat Dağıtıcıları Azaltın: Çalışma alanınızı düzenleyin, gereksiz eşyaları kaldırın ve dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirin. Gürültülü ortamlardan uzak durun veya gürültü önleyici kulaklık kullanın. Rahatsız edici unsurları minimize edin.
Teknoloji Kullanımını Sınırlayın: Telefon ve bilgisayar bildirimlerini kontrol altında tutun. Odaklanma zamanınızda dikkat dağıtıcı bütün bildirimleri kapatın. Kendinizi hakim olmakta zorlanıyorsanız, telefonu gözden uzak bir yere konumlandırın. Çok vahim bir durumda olduğunuzu düşünüyorsanız, en az 24 saat dijital detoks yapmayı deneyin.
Dikkat Egzersizleri Uygulayın: Zihin keski işlemez sert bir maden değildir. Dikkatiniz çok dağınıksa yönlendirmeli meditasyon ve bilinçli farkındalık egzersizleri ile zihninizin odağını istediğiniz bir noktada tutmak konusunda pratik yapabilirsiniz. Düzenli pratik yaptıkça dikkat sürenizin uzayacağını göreceksiniz.
Kitap Okuyun: Kitap okumak, zihninizin dikkatini uzun süre bir noktada tutmasını sağlamak ve odaklanma becerilerinizi geliştirmek için en pratik yoldur. Odaklanma becerinizin azaldığını düşünüyorsanız, kendinize düzenli olarak okumak için zaman ayırın. Özellikle uzun süreli okumalar, dijital ekranlardan uzaklaşmanıza ve dikkati kapasitenizi genişletmenize yardımcı olabilir.
Planlama
Bir görev ve sorumluluk kompleks yapısı nedeniyle üzerimizde duygusal bir yük yaratır. Bu yükü kaldıramadığımız durumda ise o görev ve sorumluluğu erteleyerek zaman kaybetmeye başlarız. Eğer erteleme ile mücadele konusunda yardıma ihtiyacınız varsa, Karar Ver, Planla, Harekete Geç adlı kitabımı mutlaka okumalısınız.
Planlama konusuna geri dönersek, zamanınızı iyi yönetebilmek için kompleks yapıdaki bütün görevleri öncelikle basitleştirerek işe başlamalısınız. Şu görevlerin hepsi kompleks görevlerdir ve basitleştirilmelidir:
Tez/rapor/makale yazmak
Ders çalışmak
İngilizce öğrenmek
Proje yönetimi
Kilo vermek
Yazılım öğrenmek
Bütün bu kompleks görevleri tek başına ajandanıza veya yapılacaklar listenize yazmak yerine somut ve küçük adımlara bölerek ele almalısınız. Bir projeyi yönetmek, birçok alt görevden oluşur. Tez yazma sürecinde atılması gereken birçok adım vardır. Bütün bu yapılması gerekenleri bir eylem planı halinde adım adım tanımlayabilirseniz, zaman yönetim teknikleri ile harekete geçmeniz ve başarılı olmanız kolaylaşır.
Etkili bir planlama süreci ortalama olarak şu şekilde ilerlemelidir:
Yapılacaklar listesi oluşturmak
Listedeki kompleks işleri belirleyip basitleştirmek
Öncelikli görev ve sorumlulukları belirlemek
Bu görev ve sorumlulukları gün içinde enerjinin yüksek olduğu zamanlara yerleştirmek
Adaptasyon
Eğer bir planlama yapıp nihayetinde plana hiç uyum sağlayamıyorsanız, muhtemelen çok katı planlamalar yapıyorsunuzdur. Özellikle şehirde yaşıyorsanız, yaşam koşullarının zaten pek kolay olmadığı bir yaşam sürüyorsunuzdur. Bunu da gerçek dışı, mükemmeliyetçi ve fazlasıyla idealize edilmiş planlarla daha da zorlaştırmayaa hiç gerek yok. İşler ters gittiğinde veya tahmininizden daha çok zamana ihtiyaç duyduğunuzda, planlarınızı değiştirmeyi normalleştirin.
Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri
Etkili zaman yönetimi teknikleri, hedeflerinize ulaşmak için daha organize ve verimli bir şekilde çalışmanıza yardımcı olabilir.
Hangilerini daha önce deneyimledin?
Pomodoro tekniği
Eisenhower matrisi
Zaman blokları
İlk 20 saat kuralı
You can vote for more than one answer.
Pomodoro Tekniği
Kısa zaman aralıklarında tek bir işe odaklanmayı gerektiren bu teknik ile kolayca odaklanıp yaptığınız işten yüksek verim alabilirsiniz. Pomodoro tekniğinde odaklanma süresi 25 dakikadır. Her 25 dakikaya 1 pomodoro denir ve 25 dakikalık 1 pomodoro tamamlandığında 5 dakikalık bir mola verirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken sırf bir görevi bitirebilmek için 25 dakikayı uzatmamak veya 5 dakikalık ihtiyaç molasını sosyal medyanın derinliklerine dalıp uzatmamak. Daha fazlası için Zaman Yönetimi: Pomodoro Tekniği
Eğer dikkat süresi kısa biriyseniz, 25 dakikalık odaklanma süresi size iyi gelecektir fakat daha uzun odaklanma süresi tercih edenler bu tekniği kendilerine uygun olacak şekilde optimize edebilir. Açıkçası ben zorlandığım dönemlerde 25-30 dakika odaklanmayı tercih ediyorum. Kendimi iyi hissettiğim dönemlerde ise 50-60 dakika odaklanıp 15 dakika ara veriyorum. Hiper odaklanma dönemlerimde ise 90 dakila odaklanıp 30 dakika ara vermeyi tercih ediyorum. Bu konu biraz kişisel tercih meselesi. Siz istediğiniz gibi odaklanma penceresi belirleyebilirsiniz ama 25 dakikanın altına düşmenizi önermem.
Zaman Blokları
Zaman blokları, günü belirli zaman dilimlerine ayırarak her bir dilimi belirli görevler veya aktiviteler için ayırma tekniğidir. Bu yöntem, her görev için belirli bir süre ayırmaya ve bu süreyi yalnızca benzer türde görevler için kullanmaya olanak tanır.
Özellikle uzun süreli odaklanma gerektiren işlerle dolu bir takviminiz varsa veya çok yönlü biri olarak farklı türden işlerle meşgulseniz, zamanı bloklara ayırarak kullanmak sizin için akıllıca bir yöntem olacaktır. Bu şekilde farklı görevler arasında sürekli geçiş yaparak yeniden odaklanmak zorunda kalmadan çalışabilirsiniz.
Örneğin, sabah saatlerini e-posta kontrolü ve toplantılar için, öğleden sonrayı ise proje çalışması ve yaratıcı işler için ayırabilirsiniz. Alternatif olarak belli günleri belli görevlere ayırarak da ilerleyebilirsiniz. Örneğin, Pazartesi gününü toplantı ve muhasebe işlerine, Salı gününü ise yaratıcı işlere ayırabilirsiniz.
Zaman blokları uygulamasında ara vermek de önemlidir. Uzun süreli bloklar arasında kısa molalar vermek veya dinlendirici eylemlerden oluşan bir blok planlamak zihinsel yorgunluğu azaltırken verimliliği artırabilir. Günün sonunda ise zaman bloklarınızı gözden geçirip, verimliliğinizi değerlendirmek ve gerekirse ertesi gün için planınızı ayarlamak, bu yöntemin etkinliğini artırabilir.
Sürece Odaklanmak: İlk 20 Saat Kuralı
2024 yazında uygulamaya başladığım ve zamandan aldığım verimi ciddi bir şekilde artıran bir yöntem ilk 20 saati saymak oldu. Detaylar için "Her şeyi 20 Saatte Öğrenebilirsiniz" adlı kısa videoma bakabilirsiniz.
İlk 20 Saat kitabının yazarı Josh Kaufmann, bir beceriyi geliştirmek için ilk 20 saati doldurduğumuzda temel düzeyde o beceriyi geliştirdiğimizi iddia ediyor. Bunu duyduktan sonra içerik üretimi, hikâye anlatıcılığı ve yaratıcı yazarlık süreçlerimde ayrı ayrı olarak 20 saati toplamda ise 20 saati saydım. Bu yöntemin beni etkileyen tarafı beceri gelişiminden çok zihnimi sonuca değil de sürece odaklamayı başarması oldu. Örneğin, video içerik üretimi konusunda 0'dan başladığımda ilk başta gerçekten çok kötü videolar ortaya çıktı. Eğer 20 saati tamamlamak hedefi ile yola çıkmamış olsaydım, muhtemelen ilk videomu tamamladığımda vazgeçerdim. 20. saate geldiğimde ise rahatlıkla video içerik üretebilen ve zihinsel olarak da süreci içselleştirmeyi başarmış birine dönüştüm.
Şimdi bütün işlerimde öncelikle ilk 20 saati sayıyorum. Bu beni yolda tutmaya ve sürece odaklanmaya teşvik ediyor. Bazı günler 1 saat, diğer günler 30 dakika ve mümkünse hiç boş gün bırakmadan toplamda 20 saati tamamlayarak işin içine giriyorum. Genellikle toplam 40 saati tamamlamaya bile gerek kalmadan iş tamamlanmış oluyor.
Zaman Yönetimi Geliştirilebilir Bir Beceri
Zamanı iyi yönetmek, insanın sevdiği şeylere daha çok vakit açması için çok kıymetli bir beceri. Üstelik bir beceri olduğu için gelişime de açık. İtiraf etmem gerekirse, zaman yönetiminde ustalaştıkça işlere daha az zaman ayırmaya başladım çünkü bu yazıda anlattığım bilgi ve yöntemleri kullanarak kısa sürede daha yüksek verim almayı başarabiliyorum.
Hayatın, zengin deneyimlere zaman ayırabildiğimiz kadar güzelleştiğine inanıyorum. Bu yüzden zamanı iyi bir şekilde yöneterek hayatının kontrolünü ele alabilen bireylerin sayısının artmasını önemsiyorum. Eğer siz de bu bireylerin arasına katılmak istiyorsanız, kitabım "Karar Ver, Planla, Harekete Geç" ve "Süresiz Kişisel Gelişim Ajandası" ile tanışın.
*Dikkat ekonomisi kavramı, ilk olarak Herbert A. Simon tarafından ortaya konan insanların dikkatini çekmek ve bu dikkati yönlendirmek üzerine odaklanan bir kavramdır. Simon'a göre, bilgi bolluğu içinde dikkat, kıt bir kaynak olarak kabul edilir. Özellikle de dijital çağda, bilgi ve içerik bolluğu içinde, dikkatimiz en değerli kaynaklardan biri haline gelmiştir. Bu nedenle, bireylerin ve organizasyonların dikkati etkin bir şekilde yönetmeyi öğrenmeleri gerekir.
Anahtar Kelimeler: Zaman yönetimi ilkeleri, başarılı zaman yönetimi, zaman yönetimi rehberi, kişisel gelişim ipuçları, sonbahar planlama, yoğun sezon planlama, zaman yönetimi hataları, verimli çalışma hataları, verimli zaman kullanımı, zaman yönetimi ipuçları, planlama teknikleri, etkili planlama stratejileri